News / martedì 23 June 2020

Come funziona un ufficio stampa?

Come funziona un ufficio stampa?

Tanti di voi se lo saranno chiesti: come funziona un ufficio stampa? Ma soprattutto perché dovrei averne bisogno per la mia azienda?

Partiamo per gradi: per capirne l’importanza è fondamentale comprendere cosa sia un ufficio stampa. L’ufficio stampa è quell’organo che gestisce i flussi di informazioni delle aziende, enti pubblici o altre realtà, verso il mondo esterno, più nello specifico verso i mass media.

Perché è importante avere un ufficio stampa?

Nella società attuale non basta raggiungere un traguardo o lanciare un prodotto innovativo per avere successo. Se non comunichi chi sei e cosa fai, nessuno saprà di te. Per questo è fondamentale avere un ufficio stampa in grado di comunicare con gli organi di informazione, per poter superare la concorrenza e farsi conoscere dal pubblico e dai mass media con professionalità. Lo scopo principale per cui avere un ufficio stampa è quello di rafforzare la brand reputation, la brand awareness e l’immagine dell’azienda.

Chi si occupa personalmente di queste attività viene chiamato addetto stampa e può essere un membro dipendente dell’ente in questione o una figura facente parte di un’agenzia di comunicazione che si occupa di comunicare per conto suo.

Quali sono i compiti di un addetto stampa?

Un addetto stampa ha moltissime attività da svolgere:

  • Redigere comunicati stampa
  • Diffondere le informazioni tramite la media-list
  • Monitorare i media e preparare la rassegna stampa
  • Organizzare conferenze stampa e altri eventi rivolti ai media
  • Realizzare press kit, contenuti giornalistici, materiali di supporto e di approfondimento
  • Coordinarsi con il Social Media Manager per postare contenuti rilevanti sui Social
  • Mantenere buoni rapporti con agenzie di stampa, giornalisti, bloggers...
  • Gestire e aggiornare la mailing list dei contatti
  • Partecipare a eventi, convegni, conferenze del settore nel quale si lavora, a trasmissioni televisive e radiofoniche

Come vedi sono davvero tanti i suoi compiti, ma una delle attività principali è quella di redigere comunicati stampa.

Come deve essere un comunicato stampa?

Il comunicato stampa deve essere chiaro ed accattivante allo stesso tempo, per poter catturare l’attenzione dei giornalisti che ricevono una mole incredibile di comunicati ogni giorno.

Deve rendere subito evidente di cosa si stia parlando, così che il giornalista possa capirlo anche con una rapida occhiata. Per farlo, l’addetto stampa ha a disposizione:

  • il titolo, dove in poche parole si deve comprendere di che notizia si tratta
  • Il primo paragrafo del comunicato (il cosiddetto “attacco”) dove in poche righe è necessario riassumere le famose “5 W”: what (cosa), who (chi), where (dove), when (quando) e why (perché).

Se si riesce a cattura l’attenzione del giornalista con questi elementi, poi si potrà ampliare l’ottica sulla notizia con i paragrafi successivi, i quali devono essere brevi, con titolati in grassetto e parole in evidenza per facilitare la lettura.

Cosa contraddistingue un buon ufficio stampa?

Una volta creato il comunicato stampa, la professionalità e bravura dell’addetto stampa è decretata dal modo in cui viene inviato lo stesso. L’efficacia del comunicato può essere vanificata da un invio scorretto. Per non essere ignorati o finire in “spam” è indispensabile per prima cosa scegliere il momento adeguato. Ad esempio meglio evitare il week-end, la mattina presto o il tardo pomeriggio oppure, nel caso di tv e radio, nel giusto anticipo rispetto all’edizione del tg o giornale radio. Oltre a questo, è molto importante corredare il comunicato con materiale multimediale, come foto, video o infografiche, utili per la pubblicazione. Infine non è da sottovalutare l’oggetto della mail che, così come il comunicato stesso, deve attrarre l’attenzione in poche parole.

Insomma, come puoi vedere il lavoro di un ufficio stampa è molto complesso ed eterogeneo. Ti sei convinto del fatto che anche la tua azienda ne avrebbe bisogno?